Slecht nieuws in de mail: wacht niet met de kern

Bewaar jij de negatieve boodschap tot het eind van je mail?

Het gebeurt nog steeds

Allereerst, ja echt, nog altijd zijn er mailschrijvers die een negatieve boodschap het liefst onderaan in een e-mail zetten. Bijvoorbeeld Kitty, die ervan overtuigd is dat ze slecht nieuws moet verstoppen, dat ze die zo omfloerst mogelijk moet brengen.

Waarom de negatieve boodschap aan het eind?

Daarom vraag ik: wat is de reden dat je de negatieve boodschap pas aan het eind van je mail zet? Vervolgens antwoordt zij: dan komt het zachter over.

Slechts uitstel

Verbaasd informeer ik verder. Het moment dat je lezer het slechte nieuws leest, komt immers hoe dan ook. Alleen pas nadat je hem allerlei andere dingen hebt verteld. Hierdoor is er grote kans dat je lezer geïrriteerd is en denkt: zeg dat dan meteen.

Terecht!

Bovendien laat je hem moeite doen om tot de kernboodschap van je bericht te komen en wat is zijn beloning? Een negatief bericht. Misschien hoop je stiekem dat hij niet doorheeft dat jouw boodschap voor hem slecht nieuws is. Get real, je lezer is gekke Henkie niet.

Kitty’s schrijftraining

Terug naar Kitty. Ze zit in mijn schrijftraining omdat ze met meer flair en creativiteit wil schrijven. Ze wil af van de oubollige woorden, onleesbare lange zinnen en ellenlange teksten. Goed streven. Maar dat blijkt niet eenvoudig. Want in een duidelijke en makkelijk leesbare tekst is de boodschap – dus ook het slechte nieuws – opeens wel heel duidelijk zichtbaar. En dat is schrikken.

Voor Kitty, wel te verstaan. Zij wil namelijk dat de lezer haar aardig vindt.

Niet voor de lezer.

De lezer wil duidelijkheid

Die wil alleen maar weten wat je hem te zeggen hebt. Ook al is dat een negatieve boodschap.

Flair betekent duidelijkheid

Soms betekent flair in je tekst niet meer dan dat je duidelijk bent. Dat je de lezer vriendelijk, beleefd en zonder omhaal vertelt wat je hem te zeggen hebt. Dat je geen doekjes windt om de boodschap. Ook al is die misschien niet zo leuk voor hem.

Hoe breng je slecht nieuws op een lezersvriendelijke manier?

Een goede inleiding maakt het verschil. Door je mail te beginnen met een informatieve inleiding, door transparant te zijn.

Een neutrale binnenkomer

De inleiding is een neutrale binnenkomer. Je vertelt de lezer wat hij kan verwachten. Hierdoor bereid je je lezer voor op wat komen gaat.

Een inleiding schrijven is makkelijk

En het mooie is: een inleiding schrijven is makkelijk! Het vraagt weinig creativiteit. Je hoeft alleen na te denken over drie dingen: aanleiding, onderwerp en doel van je mail. Met het doel bedoelen we dat je de lezer vertelt wat jouw mail komt doen.

Voorbeeld van een inleiding

Dat ziet er bijvoorbeeld zo uit.

U maakt gebruik van onze zomer- en winterstalling. Jaarlijks passen wij het stallingstarief aan. Hiervoor gebruiken wij het inflatiepercentage van het CBS. Ook dit jaar doen we dat. In deze mail leest u wat het stallingstarief voor 2022 is. Daarnaast leest u welke aanpassingen er zijn rondom het afval en wat we doen om de veiligheid op ons terrein te verbeteren.

Duidelijkheid geeft rust

Natuurlijk kan de lezer van Kitty balen dat het stallingstarief omhooggaat. Dat mag. Hij mag balen, boos zijn en zelfs zijn lidmaatschap opzeggen. Dat is zijn goed recht. Net zo goed dat het zijn goed recht is dat jij hem duidelijk vertelt wat je te zeggen hebt.

Eerlijkheid werkt

Okay, de lezer kan dus boos zijn omdat hij meer moet gaan betalen, maar hij kan Kitty niks verwijten. Zij heeft precies gedaan wat ze moest doen: op een duidelijke en vriendelijke manier vertellen wat ze te ze te zeggen heeft. Niks meer en niks minder.